Mitarbeiterbeteiligung 2024: Ultimativer Guide für Startup, GmbH und AG (mit Muster-Vorlagen und Beispielen)

Die Gesetzesänderungen seit 01.01.2024 haben dafür gesorgt, dass die Mitarbeiterbeteiligungen nun endlich für die breite Masse an Startups, GmbHs und Aktiengesellschaften ein attraktives Gestaltungsmittel geworden ist, um ihre Mitarbeiter mit Anteilen zu bezahlen oder überhaupt erst für das Unternehmen zu gewinnen und dauerhaft an dieses zu binden. In diesem Guide zeigen wir dir anhand von konkreten Beispielen Schritt für Schritt, wie du für dein Startup, deine GmbH oder AG die richtige Form der Mitarbeiterbeteiligung aussuchst, diese rechtssicher einrichtest und die Mitarbeiter am Unternehmenserfolg beteiligst. Außerdem stellen wir dir Muster-Vorlagen zur Verfügung, die du für deine eigene Mitarbeiterbeteiligung nutzen kannst.

Diese Anleitung ist für die Mitarbeiterbeteiligung von AGs und GmbHs geeignet. Auf die besonderen Bedürfnisse für die Startup-Mitarbeiterbeteiligung gehen wir an den jeweiligen Stellen ein.

Schritt 1: Sich für die Mit­ar­bei­ter­be­tei­li­gung ent­schei­den

Die 3 zentralen Gründe für eine Mitarbeiterbeteiligung

Es gibt drei typische Gründe, warum Unternehmen ein Mitarbeiterbeteiligungsprogramm einrichten. Während bei Startups oft Mitarbeiteranteile als Lohnbestandteil genutzt werden, stehen bei etablierten Unternehmen oft Motivation und Mitarbeiterbindung im Vordergrund. 

Mit­ar­bei­ter mit An­tei­len be­zah­len (Mit­ar­bei­ter­be­tei­li­gung als Ge­halts­be­stand­teil)

Startups können in den frühen Phasen (vor allem Pre-Seed- und Seed-Phase) oft nur moderate Gehälter zahlen. Um im Kampf um die klügsten Köpfe mit etablierten Unternehmen in Wettbewerb treten zu können, geben Startup-Unternehmen oft einen wesentlichen Teil der Startup-Anteile als Gehaltsbestandteil an ihre Mitarbeiter aus. Bei deutschen Startups war der Einsatz von Mitarbeiteranteilen als Gehaltsbestandteil in der Vergangenheit oft nicht weit verbreitet, weil erhebliche steuerliche Nachteile bestanden (Besteuerung des Dry-Income). Mit der Gesetzesreform seit dem 01.01.2024 wurden die Besteuerungsregeln jedoch nun endlich so geändert, dass nun auch eine echte Mitarbeiterbeteiligung ohne erhebliche steuerliche Nachteile möglich ist.

Mo­ti­va­ti­on der Mit­ar­bei­ter 

Die Mitarbeiterbeteiligung führt dazu, dass Mitarbeiter mehr wie ihr Unternehmen denken und weniger persönliche Partikularinteressen verfolgen. Abteilungsübergreifendes Team-Work und Identifikation mit dem Unternehmen werden durch Mitarbeiterbeteiligung gefördert, wohingegen Ellbogenmentalität und sonstige egoistische Verhaltensweisen typischerweise in den Hintergrund gedrängt werden. 

Mit­ar­bei­ter­bin­dung und Iden­ti­fi­ka­ti­on

Mitarbeiterbeteiligungen können auch dazu eingesetzt werden, um dafür zu sorgen, dass die besten Mitarbeiter länger an das Unternehmen gebunden bleiben. Dies resultiert zum einen aus dem Identifizierungseffekt, den die Mitarbeiteranteile auslösen. Zum anderen enthalten die Verträge für Mitarbeiterbeteiligungen typischerweise jedoch auch Klauseln (Cliff-, Vesting- und Leaver-Klauseln), die einen längeren Verbleib im Unternehmen besonders attraktiv machen. 

Schritt 2: Mit­ar­bei­ter­be­tei­li­gungs-Mo­dell aus­wäh­len

Als Unternehmer hast du die Qual der Wahl zwischen verschiedenen Mitarbeiterbeteiligungsmodellen. Jedes Modell hat seine Vor- und Nachteile, die mit den individuellen Bedürfnissen und Gegebenheiten deines Unternehmens in Einklang gebracht werden müssen.

Um dir einen schnellen Überblick geben zu können, hat unser Expertenteam jedes Beteiligungsmodell in unsere Punkte-Skala eingeordnet.

• Direkte gesellschaftsrechtliche Beteiligung

  Transparenz

  Schutz der unternehmerischen Freiheit

  Geringer Aufwand

  Steuerliche Attraktivität

  
  
• Mittelbare gesellschaftsrechtliche Beteiligung (Pooling)

  Transparenz

  Schutz der unternehmerischen Freiheit

  Geringer Aufwand

  Steuerliche Attraktivität

  
  
• Virtuelle Beteiligung / Phantom Stock Options (VSOP)

  Transparenz

  Schutz der unternehmerischen Freiheit

  Geringer Aufwand

  Steuerliche Attraktivität

  
  
• Aktienoptionen und Restricted Stock Units (Stock Options/ ESOPs, RSUs)

  Transparenz

  Schutz der unternehmerischen Freiheit

  Geringer Aufwand

  Steuerliche Attraktivität

  
  
• Genussrechte/Genussscheine

  Transparenz

  Schutz der unternehmerischen Freiheit

  Geringer Aufwand

  Steuerliche Attraktivität

  
  

Schritt 3: Steu­er­li­che Un­ter­schie­de ver­ste­hen

Bei Mitarbeiterbeteiligungen kann es je nach Beteiligungsmodell zu unterschiedlichen Zeitpunkten zu Steuerbelastungen des Mitarbeiters kommen. In vielen Fällen – abhängig von Zielsetzung und Unternehmenssituation – lässt sich auch eine Mitarbeiterbeteiligung steuerfrei gestalten.

Nachfolgend möchten wir uns darauf konzentrieren, den wesentlichen steuerlichen Unterschied zwischen der echten Mitarbeiterbeteiligung und allen schuldrechtlichen Beteiligungsformen (virtuell, VSOP, Genussrechte) darzustellen:

Vir­tu­el­le Be­tei­li­gung und Ge­nuss­rech­te

Jeder Zufluss bei Mitarbeitern aus einer virtuellen Beteiligung, sei es wegen einer virtuellen Gewinnbeteiligung oder eines virtuellen Erlösanteils im Verkaufsfall, führt bei dem Mitarbeiter (erst) im Zeitpunkt des Zuflusses zur Lohnbesteuerung gemäß § 19 EStG.¹ Da der bloße Abschluss eines VSOP-Vertrags bzw. eines Genussrechtevertrags per se noch nicht zu einem Zufluss von Leistungsfähigkeit führt, fällt hier zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses noch keine Steuer an. 

Erst die Erfüllung der schuldrechtlichen Beteiligungsansprüche im Exit-Fall hat sowohl für den Mitarbeiter als auch für dein Unternehmen eine steuerliche Auswirkung:

• Beim Mitarbeiter wird seine Anteil am Exit-Erlös mit dem individuellen Einkommensteuersatz (bis zu 45 %) versteuert.
• Sofern dein Unternehmen (und nicht z.B. die Gründer) die Exitvergütung an den Mitarbeiter zahlen muss, stellt diese für die Gesellschaft eine steuerwirksame Betriebsausgabe dar. Im Zeitpunkt der schuldrechtlichen Beteiligung können die Ansprüche auf eine künftige Exit-Vergütung allerdings noch nicht passiviert werden, da die Zahlung aus der virtuellen Beteiligung dadurch aufschiebend bedingt ist, dass tatsächlich ein Exit-Ereignis eintritt. 

Ge­sell­schafts­recht­li­che Be­tei­li­gung

Durch die unentgeltliche oder auch nur vergünstigte Übertragung einer “echten” gesellschaftsrechtlichen Beteiligung wird dem Arbeitnehmer ein geldwerter Vorteil gewährt. Dieser Vorteil gilt als Arbeitslohn, sodass der der Mitarbeiter hierauf grundsätzlich sofort Lohnsteuer zahlen muss (Dry-Income-Versteuerung).² Allerdings ist es dringend empfehlenswert, eine solche Dry-Income-Versteuerung zu vermeiden. Hierfür stehen vier typische Auswege zur Wahl, die wir hier näher erklären.

Im Laufe der Beteiligung und bei Beendigung der Beteiligung können auf die Erträge aus der Gesellschaftsbeteiligung Kapitalertragssteuern nach § 20 Abs. 2, 3 EStG fällig werden. So stellen etwaige Dividendenausschüttungen und Veräußerungsgewinne bei Exit-Ereignissen Einkünfte aus Kapitalvermögen dar, die in Höhe der jeweils geltenden Abgeltungssteuer dem Kapitalertragssteuerabzug unterliegen. Hierfür gilt der günstige Kapitalertragsteuersatz von 25 % (Abgeltungssteuer).

Etwaige Gewinn- und Verkaufserlösbeteiligungen erhält der Mitarbeiter aufgrund seiner Gesellschafterstellung. Steuerwirksame Betriebsausgaben für das Unternehmen liegen insofern nicht vor.

Schritt 4: Mit­ar­bei­ter­be­tei­li­gung um­set­zen

Du hast die perfekte Art der Mitarbeiterbeteiligung für dein Unternehmen identifiziert? Sehr gut! Im finalen Schritt geht es an die Implementierung des entsprechenden Mitarbeiterbeteiligungsprogramms.

Die Implementierungsphase kann in bis zu 7 Stufen unterteilt werden:

1. Bereitstellung von Mitarbeiteranteilen
2. ggf. Gründung der Pooling-Gesellschaft
3. Festlegung des Anteilswerts und des Erwerbspreises für die Mitarbeiter
4. Zuteilung an Mitarbeiter (Vertragsschluss mit Mitarbeiter)
5. Eintragung in Gesellschafterliste/Aktionärsverzeichnis oder Handelsregister
6. ggf. Lohnsteueranrufungsankunft
7. Anteilsverkauf und Besteuerung

Fa­zit

Für jedes Unternehmen und strategisches Ziel gibt es das passende Mitarbeiterbeteiligungsmodell. Durch die Gesetzesänderungen 2024 ist die Mitarbeiterbeteiligung nun auch für zahlreiche Startups interessant geworden, um Anteile als Lohnbestandteil zu nutzen. Aber auch für etablierte Unternehmen ist die Mitarbeiterbeteiligung geeignet, um eine stärkere Mitarbeiterbindung und Unternehmensidentifikation zu erreichen – ggf. sogar steuerfrei.