Die Einberufungsfrist (auch “Einladungsfrist”) beantwortet die Frage, wie viel Zeit mindestens zwischen der Versendung der Einladungen an die Gesellschafter und dem Tag der Gesellschafterversammlung liegen muss.

Die Einberufungsfrist soll den Gesellschafter schützen, und zwar in zweierlei Hinsicht:

• Inhaltliche Vorbereitung: Durch die Einladungsfrist soll sichergestellt werden, dass jeder Gesellschafter – egal wie klein Anteil ist – eine ausreichende inhaltliche Vorbereitungszeit für die anstehenden Entscheidungen in der Gesellschafterversammlung hat (sogenannter “Präparationsschutz”, BGH).
• Planung Termin/Anreise: Außerdem soll die Einladungsfrist jeden Gesellschafter in die Lage versetzen, dass er sich den Zeitpunkt der Versammlung von anderen Verpflichtungen freihalten kann und ggf. eine erforderliche Anreise zum Ort der Versammlung rechtzeitig planen kann (sogenannter “Dispositionsschutz”, BGH)

Die Einberufungsfrist ist eine wichtige Formalie. Sie muss grundsätzlich jedoch nur beachtet werden, wenn zu einer förmliche Gesellschafterversammlung eingeladen werden soll, die kontroverse Themen ggf. mit Mehrheit entscheiden können soll.

Bei einer einstimmigen Beschlussfassung von allen Gesellschaftern kann auf die Beachtung der Frist  verzichtet werden (sogenannte Vollversammlung). Bei einer nicht einvernehmlichen Beschlussfassung im Umlaufverfahren soll die Einberufungsfrist abgewandelt als Stimmfrist hingegen Beachtung finden (LG Hamburg).

Die Einberufungsfrist muss gemäß § 51 Abs. 1 GmbHG mindestens eine Woche betragen. In vielen Gesellschaftsverträgen ist jedoch eine längere Zeit bestimmt (unbedingt prüfen!).

Wer jetzt nachvollziehbarer meint, zwischen der Versendung der Einladung und der Gesellschafterversammlung müsse jetzt nur eine Woche liegen, rechnet falsch! Die Berechnung der Einberufungsfrist ist nämlich recht kompliziert und führt dazu, dass die tatsächliche Zeit zwischen Versendung der Einladungen und dem Stattfinden der Gesellschafterversammlung wesentlich länger ist.

Der Resolvio-Fristenrechner beachtet bei der Fristberechnung die gesetzlichen Bestimmungen. Außerdem werden die von der Rechtsprechung entwickelten Grundsätze beachtet sowie die Regeln, die in der juristischen Literatur herrschend anerkannt sind, nämlich:

• Hinzurechnung einer Postlaufzeit
• Verlängerte Postlaufzeit bei ausländischen Gesellschafter
• Verlängerte Postlaufzeit bei Zugang am Wochenende/Feiertag
• Hinausgeschobenes Fristende bei Fristende am Wochenende/Feiertag (entsprechend § 193 BGB)
• Hinweis auf str. Rechtslage bei Fallen des Versammlungstags auf Sonn- oder Feiertag
• Versammlungstag erst nach Ablauf des Tages, auf den das Fristende fällt

Ein weit verbreiteter Irrtum ist, dass es für den Beginn der Einberufungsfrist auf den Zeitpunkt ankommt, an welchem die Einladung dem Gesellschafter tatsächlich zugegangen ist.  Dagegen ist heute anerkannt, dass das fristauslösende Ereignis der regelmäßige Zugangstag ist. Es kommt also auf den Zeitpunkt an, an welchem der Zugang des Einladungsschreibens regelmäßig zu erwarten ist (BGH).

Das bedeutet für die Fristberechnung:

• Bei der Berechnung muss von dem Tag ausgegangen werden, an welchem die Einladungen versendet werden (Versendungstag).
• Dem Versendungstag ist die regelmäßige Postlaufzeit hinzuzurechnen, um den regelmäßigen Zugangstag zu erhalten. 
• Eine Woche später (bzw. je nachdem, welche Einberufungsfrist im Gesellschaftsvertrag festgelegt ist) endet dann die Frist mit dem Ablauf des letzten Tages der Frist (24:00 Uhr) gemäß § 188 Abs. 2 Alt. 1 BGB.
• Die Gesellschafterversammlung kann am Folgetag des Fristendes frühestens stattfinden.

Für die regelmäßige Postlaufzeit gibt es pauschale Zeitvorgaben, die in den meisten Fällen genutzt werden können (siehe unten).

Ggf. müssen Zeitverschiebungen aufgrund Sams-, Sonn- und Feiertagen berücksichtigt werden.

Der Resolvio-Fristenrechner beachtet die vorgenannten Regeln der Fristberechnung.

Für die unterschiedlichen Versendungsarten gelten die folgenden regelmäßigen Postlaufzeiten, die vom Resolvio-Fristenrechner angewandt werden:

• einfache Post oder Einschreiben im Inland: 2 Tage (OLG Naumburg, OLG Hamm)
• einfache Post oder Einschreiben im Ausland: 4 Tage (Liebscher in MüKoGmbHG, 3. Aufl. 2019, § 51 Rn. 26)
• Email oder Fax: 1 Tag (vgl. Noack in Noack/Servatius/Haas, 23. Aufl. 2022, GmbHG § 51 Rn. 22)

Die regelmäßigen werden dem Versendungstag hinzugerechnet, um den regelmäßigen Zugang zu erhalten. Der regelmäßige Zugang wird dann als fristauslösendes Ereignis gewertet (siehe oben).

Es gibt drei Stellen bei der Fristberechnung, in denen Sams-, Sonn- und Feiertage zu einer zeitlichen Verschiebung führen können:

1. Regelmäßiger Zugangstag: Wenn der rechnerische Zugangstag rechnerisch auf einen Sams-, Sonn- oder Feiertag fallen würde, verschiebt sich der Zugangstag auf den nächsten Werktag (OLG Naumburg, LG Koblenz).
   Der Resolvio-Fristenrechner wendet diese Regel an.
2. Fristende: Wenn das rechnerische Fristende auf einen Sams-, Sonn- oder Feiertag fallen würde, verschiebt sich das Fristende auf den nächsten Werktag (OLG Naumburg; Liebscher in MüKoGmbHG, 3. Aufl. 2019, § 51 Rn. 28; Wicke, 4. Aufl. 2020, GmbHG § 51 Rn. 6).
   Der Resolvio-Fristenrechner wendet diese Regel an.
3. Tag der Gesellschafterversammlung: Nach der wohl herrschenden Auffassung ist auch die Einberufung auf einen Sonn- oder Feiertag zulässig, solange dies die Teilnahme für die Gesellschafter im Einzelfall nicht unzumutbar macht (Noack in Noack/Servatius/Haas, 23. Aufl. 2022, § 51 Rn. 14; Liebscher in MüKoGmbHG, 3. Aufl. 2019,§ 48 Rn. 102; Wicke, 4. Aufl. 2020, GmbHG § 51 Rn. 3). Andere Stimmen halten eine Einladung auf einen Sonn- oder Feiertag für unzulässig (LG Darmstadt)
   Wenn der gewählte/berechnete Tag der Gesellschafterversammlung auf einen Sonntag oder Feiertag fällt, gibt der Resolvio-Fristenrechner einen Hinweis auf die rechtlichen Risiken.