Gesellschafterbeschluss-Muster in Word? Effizienter geht’s mit Beschluss-Vorlagen von Resolvio

Effizienter als Word: Beschlussgenerator von Resolvio

Schon seit Jahrzehnten arbeiten viele Unternehmen mit Beschlussvorlagen im .doc- oder .docx-Format von Microsoft-Word, um Gesellschafterbeschlüsse oder Beschlüsse von sonstigen Gremien zu dokumentieren. Mit Resolvio können Unternehmer-Entscheidungen ganz ohne Word dokumentiert werden – und dass effizienter und fehlerfreier. Wie’s funktioniert erklären wir in diesem Artikel.

Be­schluss­do­ku­men­ta­ti­on ist wich­tig

Unternehmerische Entscheidungen sind wie die elektrischen Impulse, mit denen das Gehirn den Körper steuert: Ohne sie würden Unternehmen aufhören, sich erfolgreich im Wettbewerb zu behaupten.

Das gilt für alle wichtigen Entscheider in einem Unternehmen: Geschäftsführer und Vorstände, Aufsichtsräte, Gesellschafter – sie alle wirken mit ihren Entscheidungen daran mit, ein Unternehmen nach vorne zu bringen.

Vor allem, wenn an der Entscheidungsfindung mehrere Personen mitwirken, ist aber auch eine rechtssichere Dokumentation der Entscheidung als Beschluss wichtig: Nur so kann das Entscheidungsergebnis festgehalten werden, um Haftungsgefahren zu vermeiden und die getroffenen Entscheidungen auch nach längerer Zeit noch einmal “nachschlagen” zu können.

Wenn Entscheidungen im Wege der Beschlussfassung niedergeschrieben werden sollen, tauchen schnell viele Fragen auf: Welche Formalien müssen erwähnt werden? Auf welche Formalien kann verzichtet werden? Unter welchen Voraussetzungen? Wer muss unterschreiben?

Zeit­rau­bend und feh­ler­an­fäl­lig: Word-Vor­la­gen

Um nicht jeden Gesellschafterbeschluss “aus dem Nichts” zu formulieren, haben Unternehmen und Berater lange Zeit versucht, das Dokumentationsproblem mit Word-Vorlagen zu lösen.

Der Vorteil gegenüber einem leeren Textdokument: Die Vorlage bietet einen ersten Ausgangspunkt und lässt sich auf den konkreten Beschluss anpassen.

Dagegen bringen Wordvorlagen jedoch auch gewichtige Nachteile mit sich:

  • Aus Versehen falsches Muster: Häufig werden versehentlich Wordvorlagen für eine Art der Beschlussfassung benutzt, für die sie nicht gedacht sind. Im schlimmsten Fall kann das dazu führen, dass der Beschluss insgesamt nichtig ist. Rechtliche (Haftungs-)Gefahren sind häufig die Folge.

    Beispiel: Häufig wird die Vorlage “Einstimmige Beschlussfassung der Gesellschafterversammlung” dafür verwendet, um Gesellschafterbeschlüsse zu dokumentierten, die im Wege des Umlaufverfahrens (also ohne physische “Versammlung”) gefasst worden sind. Im Streitfall vor Gericht kann das dazu führen, dass der Gesellschafterbeschluss nicht anerkannt wird.
  • Manuelles Anpassen zeitaufwändig und fehleranfällig: Wordvorlagen müssen auf die jeweilige Gesellschaft manuell angepasst werden, in der die jeweilige Entscheidung getroffen soll. Das ist oft zeitaufwändig, denn jede Wiederholung einer bestimmten Variabel muss eingetippt/eingesetzt werden. Außerdem können beim Einsetzten rasch Fehler passieren, die unentdeckt bleiben: Wenn z.B. ein Unternehmen aus mehreren Gesellschaften (z.B. einer Mutter- und einer Tochter-GmbH) besteht, erfolgt die Anpassung des Firmennamens häufig nur teilweise richtig. Wenn dann im Beschlussdokument am Ende mal die Mutter-GmbH und mal die Tochter-GmbH erwähnt wird, weiß man später nicht mehr, für welche Gesellschaft der Beschluss gelten sollte.
  • Mehrdeutige Bezeichnungen: Gesellschaften werden in Wordvorlagen häufig nicht eindeutig bezeichnet: Eine Gesellschaft ist erst eindeutig bezeichnet, wenn ihre Firma und ihr Sitz genannt wird (alternativ: Amtsgericht und Registernummer). Falsche Bezeichnungen führen zur Rechtsunsicherheit und sollten vermieden werden.

    Beispiel: Es gibt in Deutschland 30 x die Firma “Müller GmbH”, aber nur eine Müller GmbH mit Sitz in Hannover.
  • Schlecht auffindbar und nicht revisionssicher: Der Beschluss ist erstellt und von allen Beteiligten unterschrieben. Wie geht’s dann weiter? Häufig werden Beschlussdokumente nicht zentral und für alle Beteiligten transparent zur Verfügung gestellt. Zusätzlich sind sie, bei digitaler Ablage, nicht revisionssicher gespeichert. Sie können also unter Umständen in der Zukunft manipuliert werden oder verloren gehen.

Re­sol­vio-Vor­la­gen ma­chen das Un­ter­neh­mer-Le­ben leicht

Die intelligenten Vorlagen des Resolvio-Beschlussgenerators sind nicht nur anwaltlich geprüft und inhaltlich daher hochqualitativ. Sie helfen auch, die Nachteile von Wordvorlagen zu vermeiden:

  • Der Beschlussgenerator schlägt die passende Beschlussvorlage zur gewünschten Beschlussfassungsart aus (Einstimmige Gesellschafterversammlung, Umlaufbeschluss, Förmliche Gesellschafterversammlung). Hierfür genügt die Beantwortung von drei intuitiven Fragen.
  • Vorlagen setzen an den richtigen stellen die jeweils relevanten Variabeln ein.
  • Hinweistexte zu den jeweiligen Vorlagen und Variablen erleichtern das schnelle Ausfüllen der Resolvio-Vorlagen.
  • Der Generator weist darauf hin, wenn eine Beschlussvorlage typischerweise für ein anderes Gremium gedacht ist (z.B. wenn versucht wird, einen Geschäftsführer-Anstellungsvertrag per Geschäftsführerbeschluss statt per Gesellschafterbeschluss abzuschließen).

So kommt jeder Unternehmer in Windeseile zu einem passenden Beschlussdokument.

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Ein Artikel von

Hubertus Scherbarth, LL.M, B.A
Hubertus Scherbarth, LL.M, B.A

Rechtsanwalt, Steuerberater

Hubertus ist Rechtsanwalt und Steuerberater mit dem Schwerpunkt im Gesellschaftsrecht und arbeitet daran, die Digitalisierung der Beschlussfassung voranzutreiben. Hubertus hat sich schon mit Beschlüssen beschäftigt, als er beim Notar eine Ausbildung zum Notarfachangestellten machte. Derzeit promoviert er zu einem gesellschaftsrechtlichen Thema im Bereich der Managerhaftung.

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