Nach der Beschlusserstellung: Was jetzt?

Du hast mit dem Resolvio-Beschlussgenerator deine Beschlussdokumente erfolgreich erstellt? Super! Jetzt muss der Beschluss nur noch gefasst und “weiterverarbeitet” werden.

Gehe in drei Schritten vor:

Schritt 1: Unterzeichnen

Damit der Beschluss wirksam gefasst und die Beschlussfassung rechtssicher dokumentiert wird, ist die grundsätzlich die Unterschriften aller Mitglieder des beschlussfassenden Organs notwendig.

Sofern der Beschluss auch einen ausformulierten Vertrag für einen Vertragsschluss mit einer weiteren Person enthält, ist zusätzlich die Unterschrift der vertragsschließenden Person notwendig, damit der Vertrag wirksam zustande kommt.

Der Unterzeichnungsvorgang sieht bei den einzelnen Beschlussfassungsarten wie folgt aus:

Vollversammlung:

• Alle Mitglieder des beschlussfassenden Organs kommen zusammen und unterzeichnen die Beschlussvorlage.
• Beispiel Gesellschafterbeschluss in der GmbH: Alle Gesellschafter der GmbH treffen sich an einem Ort X und unterzeichnen die Beschlussvorlage vor Ort.

Einstimmiger Umlaufbeschluss:

• Der Abstimmungsleiter (regelmäßig ein Geschäftsführer bzw. geschäftsführender Gesellschafter) übersendet das Beschlussdokument an alle Mitglieder des beschlussfassenden Organs mit der Bitte um Rücksendung eines unterzeichneten Exemplars.
• Sobald der Abstimmungsleiter alle unterzeichneten Exemplare erhalten hat, ist das Umlaufbeschluss zustande gekommen. Das Zustandekommen teilt der Abstimmungsleiter allen Mitgliedern des beschlussfassenden Organs noch kurz mit.
• Beispiel Gesellschafterbeschluss in der GmbH: Der Geschäftsführer übersendet die Beschlussvorlage an alle Gesellschafter mit der Bitte um unterzeichnete Rücksendung. Nach Erhalt aller unterzeichneter Exemplare teil der Geschäftsführer allen Gesellschaftern mit, dass der Beschluss wirksam zustande gekommen ist.

Allein-Beschluss:

• Die Unterschrift des beschlussfassenden 1-Personen-Organs genügt.
• Beispiel Gesellschafterbeschluss: Der Alleingesellschafter unterzeichnet den Beschluss.

Formelle Versammlung:

• Die Einladung ist von der initiativberechtigten Person zu unterzeichnen und an alle Mitglieder des beschlussfassenden Organs zu versenden.
• Beispiel Gesellschafterbeschluss in der GmbH: Der Geschäftsführer unterzeichnet das Einladungsschreiben und versendet es an alle Gesellschafter.
• Ggf. sind weitere Formvorschriften und Fristen zu beachten.
• Der Beschluss kommt auf der einberufenen formellen Versammlung zustande, wenn die Versammlung beschlussfähig ist (erforderliche Mindestteilnehmerzahl) und bei der Abstimmung die erforderliche Mehrheit erreicht worden ist.

Schritt 2: Ggf. weitere Umsetzungsschritte

Manche Beschlussinhalte machen weitere Umsetzungsschritte erforderlich, nachdem der Beschluss gefasst worden ist.

Beispiel: Nach dem Beschluss über die Bestellung eines neuen Geschäftsführers muss der neue Geschäftsführer zu Handelsregister angemeldet werden. Das kann einer der Geschäftsführer (der neue oder ein anderer) bei einem Notar erledigen, indem er dem Notar den Bestellungsbeschluss vorlegt.

Schritt 3: Archivieren und zugänglich machen

Gefasste Beschlüsse sollten für jedes Beschlussorgan chronologisch geordnet so aufbewahrt werden, dass der Beschluss im Bedarfsfall sofort wieder “hervorgezaubert” werden kann. Wir empfehlen eine digitale Archivierung bei einem sicheren Cloudanbieter mit OCR-Erkennung und Volltextsuche, denn dort ist der spätere Zugriff auf das in Beschlüssen gesammelte Entscheidungswissen am besten gewährleistet.