Elektronischer Umlaufbeschluss im Aufsichtsrat: 5 rechtliche Voraussetzungen

Der Umlaufbeschluss im Aufsichtsrat per Beschluss-Software ermöglicht es, wichtige Entscheidungen zeitnah und ohne aufwändige Sitzungen digital zu treffen (“elektronischer Umlaufbeschluss” oder “digitaler Umlaufbeschluss”). Doch nicht jede Gremien- bzw. Beschluss-Software erfüllt die technischen und rechtlichen Voraussetzungen, um im Aufsichtsrat eingesetzt werden zu können. Wir erklären, worauf es bei der Auswahl der richtigen Beschluss-Software ankommt.

Recht­li­che Vor­aus­set­zun­gen für Be­schluss-Soft­ware im Auf­sichts­rat

Um einen wirksame Beschlussfassung im Aufsichtsrat zu gewährleisten, muss die Software Funktionalitäten aufweisen, die es ermöglichen, die folgenden rechtlichen Voraussetzungen¹ für die Beschlussfassung im Umlaufverfahren zu erfüllen:

1. Beschlussvorschlag mitteilen mit Stimmfrist: Die Abstimm-App muss dem Aufsichtsratsvorsitzenden – jedoch auch den übrigen Aufsichtsratsmitgliedern² – erlauben, dass er allen Aufsichtsratsmitgliedern den Beschlussvorschlag mitteilt und sie zur Stimmabgabe innerhalb eines angemessenen Zeitraums auffordert.³
2. Stimmfrist: Die Beschluss-Software sollte gewährleisten, dass Stimmabgaben nach Ablauf der vom Aufsichtsratsvorsitzenden festgelegten Stimmfrist nicht in das Stimmergebnis hineinzählen.⁴
3. Stimmabgaben: Die Stimmabgaben durch alle Aufsichtsratsmitglieder müssen durch die Beschluss-Software revisionssicher erfasst werden können, d.h. nach der Stimmabgabe darf eine Änderung der Stimmabgabe nicht mehr möglich sein (weder durch das betreffende Aufsichtsratsmitglied, noch durch jemand anderes).⁵
4. Beschlussergebnis feststellen und verkünden: Die Beschluss-App muss schließlich auch garantieren, dass der Aufsichtsratsvorsitzende das Beschlussergebnis feststellt (sogenannte Beschlussfeststellung) und allen Mitgliedern des Aufsichtsrats mitteilt, nachdem die Stimmabgaben erfolgt sind.⁶ Resolvio ist die einzige Beschluss-Software, die die Beschlussfeststellung als Teil des Workflows vorsieht.
5. Dokumentation: Entsprechend § 107 Abs. 2 AktG hat der Aufsichtsratsvorsitzende eine Niederschrift über das Ergebnis der Beschlussfassung anzufertigen, die zusammen mit der Aufforderung zur Beschlussfassung und den einzelnen Abstimmungen sowie der Feststellung und Verkündung des Beschlussergebnisses aufzubewahren ist.⁷ Die Erfüllung dieser Dokumentationspflichten sollte die Beschluss-Software gewährleisten.

Werden die rechtlichen Vorgaben für das Beschlussverfahren nicht beachtet, besteht zunächst einmal die Gefahr, dass die digital gefassten Beschlüsse unwirksam sind. Hieraus können sich Haftungsgefahren für den Aufsichtsrat ergeben. Daher sollte darauf geachtet werden, dass es sich um eine rechtssichere Software handelt.

Neben den vorstehenden gesellschaftsrechtlichen Voraussetzungen sollte die Beschluss-Software auch einen gehobenen datenschutzrechtlichen Standard erfüllen, schließlich stellen Aufsichtsratsbeschlüsse in der Regel Geschäftsgeheimnisse dar und bedürfen daher eines besonderen Schutzes gegen Unbefugte. Neben den datenschutzrechtlichen Basics (Verschlüsselte Übertragung und Speicherung) sollte die Datenverarbeitung DSGVO-konform sein und die Schrems-II-Grundsätze beachten.

Vor­sit­zen­der be­stimmt über Ein­füh­rung der Be­schluss-Soft­ware

Über die Verwendung einer bestimmten Software für den Umlaufbeschluss im Aufsichtsrat entscheidet grundsätzlich der Aufsichtsrats- oder Ausschussvorsitzende.⁸ 

Das Plenum kann zwar eine entsprechende Anordnung des Vorsitzenden revidieren, umgekehrt aber auch auf Antrag eines Mitglieds die Verwendung einer bestimmten Beschluss-Software beschließen. In der Praxis erfolgt die Einführung einer geeigneten Beschluss-Software allerdings in den meisten Fällen unkontrovers und wird von allen Gremienmitgliedern begrüßt.

Wenn sich der Aufsichtsrat für die Nutzung einer bestimmten Software entscheidet, sind die Kosten von dem Unternehmen zu tragen.

Re­sol­vio im Auf­sichts­rat

Resolvio ist eine Beschluss-Software, die gemeinsam mit Rechtsanwälten für die rechtssichere Beschlussfassung in Gremien wie dem Aufsichtsrat entwickelt worden ist. Mit Resolvio werden sämtliche rechtlichen Voraussetzungen für die Beschlussfassung im Umlaufverfahren erfüllt. Hier können Sie Resolvio kostenlos testen.