i.A., i.V., ppa. – Der richtige Umgang mit Vollmachten im Unternehmen

i.A., i.V., ppa. sind Abkürzungen, mit denen man im Unternehmen ständig konfrontiert ist. Denn Unterschriften mit diesen Zusätzen gehören zum tagtäglichen geschäftlichen Umgang. Den meisten ist bekannt, dass sie etwas mit Vollmachten zu tuen haben. Trotzdem herrscht oft Unsicherheit, von wem wie korrekt zu unterzeichnen ist. Wir erklären dir in diesem Artikel kurz und knapp, welche Vollmacht-Arten gängig sind und welche Abkürzung hierzu passt.

Zunächst muss man sich vergegenwärtigen, dass es unterschiedliche Arten der Vertretung gibt, die im Unternehmen relevant sind:

• Gesetzliche Vertretung,
• Rechtsgeschäftliche Vollmachten und
• Insbesondere: Prokura und Handlungsvollmachten

Ge­setz­li­che Ver­tre­tung

Grundsätzlich ist nur der gesetzliche Vertreter des Unternehmens zur Vornahme von Rechtshandlungen berechtigt. Bei eine GmbH sind dies z.B. die Geschäftsführer, eine Aktiengesellschaft wird dagegen durch ihren Vorstand vertreten. Dies kann bei größeren Unternehmen auf Dauer jedoch sehr unpraktikabel sein.

Rechts­ge­schäft­li­che Voll­mach­ten

Ergänzend zu diesen gesetzlichen Vertretungsregelungen kann daher rechtsgeschäftlich, d.h. durch Willenserklärung, Vertretungsmacht erteilt werden (“Erteilung einer rechtsgeschäftlichen Vollmacht”). Rechtsgeschäftliche Vollmachten haben den Vorteil, dass nicht eine oder wenige Personen alle Unterschriften für das Unternehmen zu leisten haben.

Der Umfang der allgemeinen Vollmacht ist dabei zunächst gesetzlich nicht festgelegt und sollte daher bei der Erteilung näher konturiert werden.

Ins­be­son­de­re: Pro­ku­ra und Hand­lungs­voll­mach­ten

Prokura oder eine Handlungsvollmacht sind Vollmachten, die zur Erleichterung des Geschäftsverkehrs bereits einen gesetzlich normierten Umfang besitzen. Das erleichtert den Vertragsschluss im Geschäftsverkehr, denn der Vertragspartner kann einordnen, was für Geschäfte er mit einem Prokurist oder Handlungsbevollmächtigten abschließen kann – und wann er direkt mit der Geschäftsführung verhandeln muss.

Eine Prokura ermächtigt zur Vornahme aller Arten von gerichtlichen und außergerichtlichen Geschäften und Rechtshandlungen, die der Betrieb eines Handelsgewerbes mit sich bringt. Es handelt sich also um eine sehr weitgehende Befugnis, weshalb die Erteilung wohl bedacht erfolgen sollte. Ausgenommen sind lediglich Veräußerung und Belastung von Grundstücken, zu denen der Prokurist einer erweiterten Bevollmächtigung bedarf. Aufgrund der tiefgreifenden Befugnisse, die mit einer Prokura einhergehen, sind Erteilung und Erlöschen im Handelsregister zu vermerken. So kann sich ein Dritter versichern, dass die unterzeichnende Person tatsächlich dazu befähigt ist, das Rechtsgeschäfts vorzunehmen.

Die Handlungsvollmacht stellt dagegen eine abgeschwächte Form dar und ist nicht aus dem Handelsregister ersichtlich. Sie ermächtigt gemäß gesetzlicher Vorgabe zur Vornahme sämtlicher gewöhnlich und branchenüblich anfallender Geschäfte und Rechtshandlungen im Zusammenhang mit dem Betrieb eines Handelsgewerbes. Anders als bei der Prokura kann der Umfang der Handlungsvollmacht jedoch abweichend von den gesetzlichen Vorgaben begrenzt oder erweitert werden.

Unterschieden werden kann zwischen

• Generalhandlungsvollmacht (Umfasst sind alle Geschäftsaktivitäten, die der Betrieb des Unternehmens mit sich bringt und für die eine Stellvertretung gesetzlich erlaubt ist),
• Arthandlungsvollmacht (Berechtigung zur Durchführung von Geschäften einer bestimmten Art, z.B. Einkauf Büromaterial).

Übrigens: Zu beiden Arten der Handlungsvollmacht bietet Resolvio auch vorformulierte Muster an, die per Geschäftsführungsbeschluss erteilt werden. Hier geht es zu den Vorlagen für die Handlungsvollmacht und hier findest du die Vorlagen für die Prokura-Erteilung.

So ver­wen­dest du ppa., i.V. und i.A. rich­tig

Durch Verwendung der üblichen Kürzel wird dem Vertragspartner angezeigt, dass mit der entsprechenden Bevollmächtigung gehandelt wird.

Ein gesetzlicher Zwang zur Verwendung der Kürzel ppa., i.V. und i.A. besteht nicht. Allerdings schafft die korrekte Kennzeichnung Rechtssicherheit, da so sichergestellt werden kann, dass keine Vertretung ohne Vollmacht erfolgt, was i.d.R. und vorbehaltlich einer nachträglichen Genehmigung zu einem unwirksamen Rechtsgeschäft führt.

Kürzel		Bedeutung
i.A.	im Auftrag	Üblicherweise wird dadurch gekennzeichnet, dass man zur Übersendung des Dokuments ermächtig ist, jedoch nicht selbst Ersteller des Inhalts ist und für diesen keine Verantwortung übernimmt. D.h. man ist lediglich Überbringer der Nachricht und auch nur zu dieser Überbringung bevollmächtigt. Die Kennzeichnung mit i.A. eignet sich daher in der Regel nur für informative Korrespondenzen.    „Im Auftrag“ bedeutet dabei – entgegen der oft üblichen Verwendung – im Auftrag des Unternehmens, nicht im Auftrag eines Kollegen. Auch wenn ein Kollege Sie um etwas bittet, ist dennoch zu prüfen, ob eine entsprechende Bevollmächtigung vorliegt.
i.V.	in Vollmacht	Hierbei handelt es sich um die Kennzeichnung einer bestehenden Vollmacht nach BGB oder Handlungsvollmacht nach HGB. Der Umfang kann individuell bestimmt werden. Die in dieser Art abgegebene Erklärung erfolgt zwar im eigenen Namen des Unterzeichners, aber für das dahinter stehende Unternehmen.   Anmerkung: Häufig besteht der Irrtum dieses Kürzel zeige eine Vertretung wie beispielsweise eine Urlaubsvertretung an.
ppa.	per procura	Der Umfang der Prokura ist gesetzlich in § 49 HGB festgelegt. Demnach ermächtigt die Prokura zu allen Arten von gerichtlichen und außergerichtlichen Geschäften und Rechtshandlungen, die der Betrieb eines Handelsgewerbes mit sich bringt. Es handelt sich also um eine sehr weitgehende Befugnis. Ausgenommen sind lediglich Veräußerung und Belastung von Grundstücken, zu denen der Prokurist einer gesonderten Erlaubnis bedarf.

Un­ter­neh­mens­in­ter­ne Un­ter­schrif­ten­richt­li­nie

Unterschriftenrichtlinien stellen eine formalisierte interne Vollmachtserteilung dar. D.h. entsprechend der üblichen Inhalte wird an Mitarbeiter in gewissen Positionen einzeln oder im Vier-Augen-Prinzip Vollmacht für die Vornahme von gewissen Rechtsgeschäften erteilt. Dadurch wird vermieden, jedem einzelnen Mitarbeiter ausdrücklich eine gesonderte Vollmacht erteilen oder diese, z.B. bei Positionswechsel, wieder entziehen zu müssen.

Resolvio empfiehlt: Schaffe klare Verhältnisse durch transparente Vertretungsregelungen und vermeide dadurch Haftungsfallen, die sich aus unklaren, falsch ausgeführten oder unzulässigen Vertretungen ergeben können!